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烟台市档案局关于做好2017年度文件材料整理归档工作的通知

发布日期:2018-04-13 访问次数:   字号:[ ]



文号:烟档字〔2018〕10号








烟台市档案局文件


烟档字〔2018〕10号


烟台市档案局关于做好

2017年度文件材料整理归档工作的通知


市直各部门,有关企事业单位:

    为加强我市档案资源建设,促进档案管理的规范化、标准化,根据《档案法》《山东省档案条例》等法律法规,现对2017年度文件材料整理归档工作提出如下要求:

    一、加强领导,确保按时完成文件材料整理归档任务

    各单位要切实加强对档案工作的领导,建立健全档案工作岗位责任制和责任追究制,强化责任,落实任务。要将档案整理工作纳入单位年度工作计划,并切实保证人员、经费和设施设备的落实,为档案人员做好文件材料的收集、整理和归档工作创造良好条件。档案工作人员要切实履行职责,集中时间、集中精力,确保于6月底前完成本单位2017年度文书、业务、科技、会计、声像、电子文件等各种门类、各种载体档案的收集、整理、归档工作。往年档案没有规范整理的单位,要按照国家法律法规和有关规范要求,与2017年度归档材料整理工作同研究、同部署。

    二、严谨细致,切实解决文件材料归档中存在的问题

    注意解决归档制度不完善的问题,根据单位属性,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、教育部和国家档案局“27号令”等要求,及时修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表,经市档案局审核后实施。注意做好各种门类、各种载体档案的收集工作,特别要注重“账外文件”的收集,将没有登记在收发文登记簿的各种文件,如会议记录、会议纪要、统计年报、花名册、介绍信存根等文件材料收集归档,确保“应归尽归”。注意解决归档文件材料不完整不规范问题,将彼此紧密联系的相关文件,如正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文与被转发文等收集齐全,确保文件材料的完整性。同时,要对归档文件进行认真审查,解决没有生效标识、没有成文时间等问题,确保归档保管的文件材料能够发挥应有的凭证依据作用。

    三、明确标准,提高归档文件材料整理质量

    各单位收集归档的各种门类、各种载体的档案要严格按照国家颁布的最新标准进行规范整理,力求做到分类科学、排列有序、档号编制规范。认真贯彻市档案局、市保密局《关于做好涉密档案秘密变更和解密清理工作的通知》(烟档字〔2017〕10号),按要求做好应归档文件,特别是应进馆档案信息公开标示、秘密变更和解密标识的标注及著录工作,为档案开放利用打好基础。按照国家档案局关于“存量数字化、增量电子化”要求,在做好原生电子文件收集归档的同时,按照纸质档案数字化规范和纸质档案数字化工作指南,对存量纸质档案进行数字化转换。

    四、加强督导,推动工作任务落实

    各单位要加强内部考核监督,确保于6月30日前完成2017年度文件材料整理归档任务。7月份开始,市档案局将对各单位2017年度文件材料整理归档 情况进行督促检查。对档案工作中的违法违纪行为,将依法追究相关人员责任。


附件:贯彻《烟台市档案局烟台市保密局关于做好涉密档案秘密变更和解密清理工作的通知》(烟档字〔2017〕10号)有关问题的说明



                                                                                       烟台市档案局

                                                                                        2018年4月10日



附件


贯彻《烟台市档案局烟台市保密局关于

做好涉密档案秘密变更和解密清理工作的通知》

(烟档字〔2017〕10号)有关问题的说明


    为规范实施《关于做好涉密档案秘密变更和解密清理工作的通知》(烟档字〔2017〕10号),方便档案开放利用,现就有关问题明确如下:

    一、关于应进馆档案信息公开标示。2018年(含)之后形成的应进馆档案(保管期限为永久、30年的),均须逐份标注信息公开标示。如果档案原文没有标注,则应进行补充标注。补充标注时,已经履行信息公开审核审批程序的,按照审核审批意见标注;没有履行信息公开审核审批程序的,应由单位档案部门(档案人员)造具相关档案清册,按照规定程序,经审核审批后,按照审核审批意见标注。补充标注方法:以3号仿宋字体,制作“(主动公开)”、“(依申请公开)”、“(不公开理由: )”3个信息公开标示条形专用章,依据审核审批意见,以红色印泥加盖在档案原文“附注”处。已经完成数字化的应进馆档案,要参照信息公开标示专用章样式,在数字图像文件“附注”处补充标注相应的信息公开标示。

    二、关于应进馆档案信息公开标示著录。2012年(含)之后形成的应进馆档案,均须逐份进行信息公开标示著录(在“备注”或“附注”栏)。2012年至2017年形成的应进馆档案,档案原文没有信息公开标示的,应依据审核审批意见进行著录。

    三、关于信息公开审核审批文件进馆。2012年(含)之后形成的进馆档案,如果形成时的档案原文没有标注信息公开标示,其信息公开审核审批文件应与档案一并进馆,归入单位全宗卷。

    四、关于秘密变更和解密的标识位置。档案原件在首页上端的空白位置(扫描件标识位置与档案原件相同);纸质目录、电子目录在“备注”栏,纸质目录“备注”栏已有内容的在“备注”栏之后。








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