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企业印章档案管理规范

发布日期:2017-02-09 访问次数:   字号:[ ]


企业印章档案管理规范

 

企业印章档案是企业历史发展的必然产物,是档案的有机组成部分,为加强和规范企业印章档案管理,建立和健全印章档案管理制度,更好地开发利用印章档案信息资源,为企业和社会发展提供有效安全的服务,制定本规范。

 

1  范围

1.1  本规范明确了企业印章档案管理的任务与职责,规定了企业印章档案的归档范围、整理、保管和提供利用等。

1.2  本标准适应于山东省企业各级档案馆(室)的印章档案管理。

2  规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准。

《中华人民共和国档案法实施办法》

《中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语》

 DA/T40——2008《印章档案整理规则》

 DA/T22-2000《归档文件整理规则》

 DA/T 18—1999《档案著录规则》

3  术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1  印章

将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上,形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。一般包括印面、印文、边款、印纽(执柄)和印材五个构成要素。作为在社会交往中象征和证明身份、权力与地位.起凭证信物作用的印章又称作实用印章或印信;作为以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章又称作艺术印章或文人印章。

本规范以下有关印章的表述,未作特殊说明的,均指实用印章。

3.2  印章档案

企业在各项活动中形成和使用过的失去现行效用的印章,是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。

3.3  印模

采用反扣法将印章钤盖或压盖(俗称盖章)在纸张或其它物体的空白处,留下的印章印面图样。其中,专门用于鉴别真伪印章的存底印模又称作印鉴。印模不同于印刷厂使用的印章模具。

3.4  印纽

印章顶端用于穿线和执握的部位,通常被雕刻成动物等各种形状。现代机构法人使用的印章已较少制作印纽,其印纽部位已逐渐被执柄所取代。

4  企业印章档案管理的基本任务和内容

4.1  基本任务

按照本规范的要求,对企业印章档案从归档到销毁的全过程实行规范管理,延长企业印章档案寿命,安全、及时地为企业和社会发展提供有效服务。

4.2  内容及责任

4.2.1  企业印章档案应该由档案部门实行集中统一管理,任何个人和单位不得据为己有。印章使用单位应根据本单位具体情况,设立专人管理,并列入部门和岗位责任制。

 4.2.2  建立健全印章档案管理制度,负责对本企业印章归档整理及进馆移交工作的监督和指导,做好印章档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供服务利用工作。

5  企业印章的归档

5.1  归档范围

5.1.1  由上级制发的企业公章(行政名称印章)、法定代表人签字章。

5.1.2  内设机构、分支机构等机构印章。

5.1.3  企业专用的财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章(签发支票用)。

5.1.4  人名章(会计、出纳等专门业务需要的)。

5.1.5  企业根据自身需要经审批,刻制的具有保存价值的其他印章。

5.1.6  艺术印章(反映企业文化活动及艺术交流的印章)。

5.2  归档要求

5.2.1  上级制发的企业公章(行政章)和法定代表人签字章,由制发部门(或接替其职能的主管部门)统一收缴,移交档案部门归档。印章使用单位在新印章启用时应及时上交旧印章。

5.2.2  内设机构、分支机构等机构印章,在新印章启用时,旧印章移交所属单位档案部门归档。

5.2.3  企业被出售、清算注销、破产等发生产权变动,公章被政府工商部门收缴的,应该在移交印章之前,制作印模交企业档案部门存档,印模制作数量以满足企业要求为原则。

5.2.4  企业专用的财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章(签发支票用),在作废时由使用部门向所属单位档案部门移交归档。

5.2.5  企业根据自身需要经审批,刻制的具有保存价值的其他印章,由使用部门向所属单位档案部门移交归档。企业可视保管条件确定收集实物或印模。

5.2.6  艺术印章,由活动组织部门或捐赠者直接向档案部门移交。

5.3  归档时间

5.3.1  印章档案归档移交可按照企业档案年度归档的时间要求归档。当企业机构或经营业务活动发生重大变化时,应采取事件办理完毕及时归档的方式收集归档,避免印章档案流失。

5.3.2  企业专用的财务专用章、合同专用章、公司名称扁条章(签发支票用)等,在业务延续新旧印章使用过渡期间,应及时制作印模归档备案,待旧印章的业务完成后及时将实物归档。

6  印章档案的整理

6.1  整理原则

印章档案整理应按照保持印章档案的历史原貌和有机联系,遵循形成规律,区分保管价值,集中整理分类,有利于保管,便于提供利用的原则进行。

6.2  整理要求

6.2.1  印章档案整理应使用符合长久保管要求的材料。

6.2.2  企业印章档案应单独设类,统一整理,集中保管,可打破全宗,但应保持其来源联系。

6.2.3  行政机构公章和法人印章在制作、使用、收缴、归档和移交等方面允许存在事实上的全宗不一致性。

6.3  整理清洗

6.3.1  清洗方法:

将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器中浸泡,待污垢松软后,使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢,可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干。

6.3.2  清洗剂的选择

为避免使用清洗材料不当,造成对印章的损害,不同印材的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。竹木类(竹、木、根等)印章宜选用95%医用酒精;金属类(铜、钢、铁、合成金属等)印章宜选用煤油;矿物类(玉、石、玛瑙、翡翠等)、橡胶及塑料制品类(橡胶、橡皮、有机玻璃等)印章宜选用洗洁精;骨质类(骨、角、牙等)印章可选用95%医用酒精或洗洁精。

6.3.3  清洗要求

清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点或锈斑;清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形,保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰;使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时,应注意防火;使用竹针挑剔印面污物时,手法要轻,防止损害印章;用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等执柄上的印章,对其清洗时,应避免长时间浸泡和用力过猛,以防止印面老化和脱落。

6.4  整理分类

6.4.1  企业印章档案在整理过程中,可根据企业印章的种类、机构或业务类型及个人等特征组织分类。

6.4.2  企业历史悠久的,可按照历史时期(中华人民共和国建国前、中华人民共和国建国后)、印章种类、机构或业务类型及个人等特征组织分类。

示例1:

 一级分类

 二级分类

企业公章(名称印章、法定代表人签字章)

企业党委公章

企业行政公章

企业法人代表印章

内设、分支机构印章

机关部门印章

分支机构(所属下级单位)印章

单位法律代表人(负责人)的签章

财务专用章

公司名称扁条章(签发支票用)

会计帐务处理专用印章

人名章(会计、出纳等专门业务需要的)

合同专用章

合同业务印章

人名章

企业根据自身需要经审批,刻制的具有保存价值的其他印章

示例2:

 一级分类

 二级分类

 三级分类

中华人民共和国建国前

 机构

 …………….

 个人

 ……………

中华人民共和国建国后

企业公章(名称印章、法定代表人签字章)

企业党委公章

企业行政公章

企业法人代表印章

内设、分支机构印章

机关部门印章

分支机构(所属下级单位)印章

单位法律代表人(负责人)的签章

财务专用章

公司名称扁条章(签发支票用)

会计帐务处理专用印章

人名章(会计、出纳等专门业务需要的)

合同专用章

 合同业务印章

 人名章

 企业根据自身需要经审批,刻制的具有保存价值的其他印章

 企业各级档案馆、档案室应参照本规范,根据本企业(单位)馆藏印章档案的实际情况,合理地选择和确定具体分类的依据、分类层次的多少和各级类目的名称。

艺术印章可按作者进行分类。

6.5  划分保管期限

企业印章档案的保管期限分为永久(代号Y)和定期(15年,代号D)两种。

6.5.1  企业对外行文使用的机构和法人代表人及其办事机构印章的保管期限为永久。

6.5.2  企业业务专用印章保管期限为定期。

6.5.3  反映企业文化成就的艺术印章和征集的珍贵艺术印章的保管期限为永久。

6.6  排序

6.6.1  印章档案按照分类——保管期限——枚号顺序逐盒组织排架。

6.6.2  相同类别、相同保管期限的实用印章档案,可按整理批次——机构、业务(或人名字顺)——时间顺序组织排序。

6.6.3  相同类别、相同保管期限的艺术印章,可按整理批次——作者(人名字顺)——时间顺序组织排序。

6.7  编制档号

印章档案整理完毕后应编制档号,以固定排序位置。

6.7.1  档号结构。印章档案的档号由印章档案代号、分类号、保管期限代号和印章枚号等组成。用汉语拼音字母、阿拉伯数字及间隔符号混合编制。连续书写时,格式如下:

印章档案代号—分类号—保管期限代号—印章枚号

6.7.2  编号方法:

印章档案代号:使用字母“YZ”代表印章档案;

分类号:使用阿拉伯数字加间隔符“.” 编制分类号,其中间隔符“.”用以区分分类层次;

保管期限代号:使用汉语拼音字母“Y”代表永久,“D”代表定期;

印章枚号:根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序,用阿拉伯数字流水方式编制枚号。

示例:              印章档号连续书写式样

YZ—2.1—D—1

印章枚号(流水 号)

保管期限代号

分类号

印章档案代号

6.8  装盒

相同类别、相同保管期限的印章,依印章排列顺序装盒。装盒时,可根据印章规格的不同,确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右,从上至下的顺序排放。钢印等特大型印章,可不装盒,直接排列上架。

7  印章档案装具

按照DA/T40——2008《印章档案整理规则》第“8装具”条款执行。

8  目录与备考表

按照DA/T40——2008《印章档案整理规则》第“9目录与备考表”条款执行。

9  印模制作

按照DA/T40——2008《印章档案整理规则》第“10制作印模”条款执行。

10  印章档案的保管与统计

10.1  保管

10.1.1  对入库的印章档案进行拍照或计算机扫描存贮,以便更好的开发利用

10.1.2印章档案保管存放要保持整齐、清洁,存放有序。按照印章档案的分类、保管期限、盒号的顺序排列,上架保存。

10.1.3  库房温湿度应保持在温度为14~24℃,相对湿度45%-60%。

10.1.4  库房设备,应按库房“八防”要求配备,确保印章档案安全。

10.1.5  做好印章档案的技术保护工作,最大限度地延长其寿命。

10.2  统计

10.2.1  对库存印章档案做到定期检查、记录、统计,保证印章档案不丢失。

10.2.1  每年进行归档、利用、修复、销毁等情况统计,定期上报。

11  印章档案利用

11.1.  制定印章档案利用审批制度,档案工作人员不得违反规定擅自提供利用,保证印章档案的利用安全。<

 





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