首 页
市馆概况 开放利用 法规标准 业务指导 征集编研 教育培训 档案职称 档案学会 档案报刊 网上展厅 办事服务
站内搜索
经济科技档案工作
 
企业科技事业单位档案工作科学化管理测评细则解读

发布日期:2017-02-09 访问次数:   字号:[ ]


              企业科技事业单位档案工作科学化管理

                         测评细则解读

 

一、组织领导和制度建设

1.档案组织管理

法规政策依据

《档案法实施办法》第九条规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条的规定,履行“贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全本单位的档案工作规章制度;……”的职责。     

《山东省档案条例》第十条规定:“单位应当设置档案机构或者配备专(兼)职档案工作人员,负责集中统一管理本单位的档案,并对所属单位的档案工作实行监督指导”;第十一条规定:“档案工作人员应当忠于职守,遵守纪律,具备相应的档案专业知识、接受继续教育和岗位培训。管理属于国家所有的档案的工作人员应当持证上岗。”

鲁办发【2014】40号文件要求:“党政机关、企业、事业单位、社会组织要全面加强档案管理工作,将档案工作渗透、贯穿于各项事业发展的全过程”;“要把档案工作发展列入经济和社会发展规划,列入本部门本单位事业发展规划和年度工作计划,列入工作考核检查的内容,定期听取档案部门工作汇报,及时解决档案工作中遇到的突出问题。各级主要负责同志要关心档案工作,把档案事业发展列入重要议事日程;分管负责同志要着力解决影响和制约本地本部门本单位档案事业发展的重点和难点问题,重要工作亲自部署、重大问题亲自过问、重点环节亲自协调。”

1.1遵照国家档案法规要求设立档案工作管理机构,负责对本单位、本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。建立健全档案监督管理网络和科学有效的监管运行机制。

解读

1.档案机构职责的主要内容:遵照国家档案法规要求设立档案工作管理机构,其主要职责是:负责贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法规和规章制度,结合本单位、本系统的实际,对档案工作实行统筹规划,拟定档案工作的规章制度,把档案工作列入本部门本单位事业发展规划和年度工作计划,列入工作考核检查;负责组织、指导、监督、检查、协调所属部门和基层单位的档案工作,建立健全档案监督管理网络和科学有效的监管运行机制;集中统一管理和积极开发利用本单位、本系统的档案材料,为各项事业发展提供可靠的档案信息;负责接收、征集、管理保管期限10年以上的档案材料,对尚未集中保管的保管期限10年以下的档案实行动态管理,保守秘密,维护档案的真实、齐全、完整,确保档案的安全;负责档案宣传工作,组织档案管理人员培训活动。

2.档案机构的基本要求:

工商行政管理部门注册、具有法人资格的单位、经济组织,应按照企业档案工作科学化管理测评标准执行,民营企业可参考执行;企业档案机构必须确保有效监督、指导所属部门和基层单位的档案工作,确保企业各门类和载体有保存价值文件的形成、整理、归档的工作质量,并根据企业发展需要,做好档案信息有效利用和开发,满足国家各项法规对企业安全和产品质量等责任追溯的证据需要。

科技事业单位是指从事科学技术研究和应用开发的组织机构。根据省、市、县编办确定的“三定”方案确定科技事业单位的性质。比如省内各高等院校、医院、设计院、科研所等。

科技事业单位档案工作管理机构的设置,一般从以下几方面去建立健全:

第一,省内各地大专院校,按照教育部、国家档案局联合颁布的27号令《高等学校档案管理办法》第六条的要求执行,具备建校历史在50年以上、全日制在校生规模在1万人以上、已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上三项条件之一的高等学校应当设立档案馆;未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第二,规模较大、内部机构和直属单位较多的事业单位,省市级科研所、规划设计院、三甲以上规模医院等,档案机构应满足“三定”的基本要求和行业对专业档案管理的政策规定;

第三,规模较小的学校、医院、事务所、科研所、培训中心等要建立综合档案室集中管理单位档案资料,并明确分管领导和档案管理人员。

第四,档案管理网络一般以单位主要负责人或分管领导挂帅,以档案机构为中心,形成以各业务部门负责人和下属单位分管领导、专兼职档案员参与的档案管理网络,确保各业务部门及下属单位文件材料的形成积累归档,确保上级及本单位的政策法规标准在下属单位及各业务部门的贯彻执行。

----查看设立档案工作管理机构的文件(通知、会议纪要等),明确成立机构、人员编制、工作职责。

----档案机构独立行使业务指导、监督职能,有规划、计划、考核记录等证明材料(本单位、本系统和直属单位的档案工作进行培训、指导、监督与检查)。

----建立了档案监管网络。网络分3级:分管领导,档案机构负责人及专职档案人员,职能(项目)部门负责人(下属单位分管领导负责人)及专兼职档案人员。(形成单位主要负责人或分管领导挂帅,以档案机构为中心,各业务部门负责人和下属单位分管领导、专兼职档案员参与的档案管理网络)

----明确每级的档案职责(企业标准、企业制度之中),从中看出网络图设置情况。

----监管网络且运行良好。分管领导解决档案人、财、物等困难的佐证材料,部门负责人(下属单位分管领导)对本部门档案工作负责的佐证材料,档案室工作人员发挥监管作用的佐证材料,兼职档案人员履行职责的材料。

 

***建立档案工作业务专卷,并形成制度(检查记录、培训照片等),单独存放。(各单位)

 

***关于企业职责:①建立健全制度,纳入单位规划计划;⑵将形成、积累、归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和人员岗位责任制;⑶维护完整、准确、安全、系统。

各部门职责:⑴职能部门及项目负责人对本部门或项目归档文件的完整、准确负责;⑵形成者负责积累文件,对齐全、准确和质量负责;⑶专兼职档案人员负责收集、整理,对整理质量负责。

------以上列入ISO15489.1文件管理国际标准,

      并在《企业档案工作规范》(DA/T42—2009)集中体现

 

***档案机构职责:负责贯彻执行党和国家档案工作的方针、政策、法规和规章制度,结合本单位、本系统的实际,对档案工作实行统筹规划,拟定档案工作的规章制度,把档案工作列入本部门本单位事业发展规划和年度工作计划,列入工作考核检查;

负责组织、指导、监督、检查、协调所属部门和基层单位的档案工作,建立健全档案监督管理网络和科学有效的监管运行机制;

集中统一管理和积极开发利用本单位、本系统的档案材料,为各项事业发展提供可靠的档案信息;

负责接收、征集、管理保管期限10年以上的档案材料,对尚未集中保管的保管期限10年以下的档案实行动态管理,保守秘密,维护档案的真实、齐全、完整,确保档案的安全;

负责档案宣传工作,组织档案管理人员培训活动。

 

1.2加强组织领导,全面贯彻落实国家关于档案工作的法律、法规、规范和技术标准,严禁档案管理违法违纪行为。

----贯彻落实《档案管理违法违纪行为处分规定》(30号令)、中办发【2014】15号(《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》)、鲁办发【2014】40号(《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》),文件和《山东省行政处罚裁量基准》、《山东省档案工作科学化管理规范》等法规、政策要求,按照应该发现未发现属于失职,发现违法问题不依法处理属于渎职的新形势要求,应划清分管领导、文件形成部门负责人和档案人员责任。

----各单位领导要确保实现档案工作科学化管理目标的基本条件,档案管理制度建设、人员配置、经费保障、库房安全等关键要素要满足本单位、本系统归档文件真实、齐全、完整、系统和档案的安全保管、开发利用的需要,确保建档无盲区、存档有场所、管档有专人。

----业务部门负责人应确保归档文件真实、齐全、完整、系统,并对归档文件质量终身负责。

----档案人员发现有档案管理违法违纪行为或未按照法规应尽义务的,应按照档案管理制度进行有效监督,对当事人拒不改正违法行为或造成档案丢失、损毁等无法弥补行为的,应及时向分管领导和同级档案局法规部门上报书面报告,按照档案考核制度进行处理,并完善监管记录和责任追溯处理记录。

**《档案管理违法违纪行为处分规定》确定了二十种违法违纪行为

1、将公务活动中形成的应当归档的文件材料据为己有,

2、拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的,

3、出卖或者违反规定转让、交换以及赠送档案的,

4、利用职务之便,将保管的档案据为己有的,

5、因不负责任、不遵守档案制度,导致档案损毁、丢失的,

6、擅自销毁档案的,

7、涂改、伪造档案的,

8、擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的,

9、携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的,

10、擅自提供、抄录、复制档案的,

11、擅自公布未开放档案的,

12、未配备必要安全设施、设备的,

13、未建立档案安全管理规章制度的;

14、明知档案面临危险而不采取措施的;

15、安全事故发生后,不及时组织抢救的;

16、隐瞒不报、虚假报告或者不及时报告的;

17、干扰阻挠调查的,

18、利用工作中违反国家规定收取费用的,

19、不按照国家规定开放档案的行为,

20、违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的

 

1.3将档案工作纳入单位领导和工作人员岗位职责,纳入各项工作流程,纳入年度目标考核,与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩。

----纳入单位领导和工作人员岗位职责的证明材料(查企业标准、制度汇编等)

-----纳入各项工作流程(查企业标准、工作规范、工作流程等,搞好衔接)

----纳入年度目标考核(查纳入年度考核文件,开展考核记录文件,考核结果运用文件。必须有考核记录,包括单位对档案机构的考核、档案机构对职能部门的考核。)

----与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩(有4同步制度规定,并有文件、会议记录等体现)。

 

***对照制度要求,重点抽查2014年文件归档齐全完整、整理规范情况,查看档案机构对档案工作质量是否履行检查指导, “四同步” 管理措施是否落实到位( 企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求;检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况;验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况,项目总结应同时作好项目文件归档交接。)。

 

1.4接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、指导,按照规定时限完成重大活动档案登记、档案统计年报、政府公开信息报送、档案进馆等档案业务工作。

----接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、指导的佐证材料,如文件、照片等记录。

----按照规定时限完成有关工作的佐证材料。

测评方法,根据汇报情况和相关证据,测评单位对档案行政管理部门部署的各项任务是否落实到位。

1.5通过宣传教育和专业培训,增强全员档案意识和档案法治意识。

解读:关键岗位和关键管理人员要明确档案的基本属性--原始属性和归档周期,杜绝在形成文件时弄虚作假和违反规定补写归档周期前的历史记录、文件和档案等现象。

----近3年每年要组织档案宣传或专业培训,并有宣传教育或专业培训记录(初步方案,领导指示,通知,方案、材料、图片等。重点在档案法制方面)。

----增强全员档案意识和档案法治意识(与有关人员交谈,了解有关要求情况)。

 

此条总体测评方法

通过单位收发文登记簿、合同台账、大事记、固定资产账、网站宣传的重大活动等有关线索,查检单位全面贯彻落实国家关于档案工作的法律、法规、规范和技术标准情况;按照测评具体条款要求,发现2014年度应当归档文件有一处违规现象扣0.5分,发现有丢失、伪造、损毁档案等无法弥补违法行为及存在违法行为没有依法依规处置的单位,取消申报资格并依法进行处理。

2.档案工作人员

法规政策依据

《中华人民共和国档案法》、《地方各级档案馆人员编制标准》(劳动人事部、国家档案局1985年2月11日印发)

解读

选拔德才兼备的优秀人才担任档案机构负责人,并配备一支思想水平高、业务能力强的档案干部队伍,是确保档案事业科学发展,提升档案工作水平的必要条件。通过档案工作科学化管理,进一步促进测评单位各项工作规范化、责任追溯档案化、利用方式网络化的要求,进一步推进档案工作从“你交我收”的储藏型向为事业发展服务和责任追溯需要的“档案智慧服务型”转变,强化档案工作三个体系建设,达到各门类和载体档案“应归尽归、应管尽管”和有效服务的目标。选配好档案机构负责人是推进档案工作改革创新,服务中心任务的关键条件和保持档案事业可持续发展的人才保障。

2.1为确保档案资源的安全和有效利用,选拔德才兼备的骨干力量担任企业档案管理机构负责人的职务。

----查档案机构负责人的学历、专业、经历等是否符合岗位要求。

----查单位考核奖惩记录,看档案机构负责人是否享受中层主管领导待遇。

 

2.2配备与单位档案工作科学化管理相适应的专(兼)职档案人员,档案工作人员应具备相应的档案专业知识,档案工作人员持证上岗,档案工作人员保持相对稳定。

----专(兼)职档案人员数量。企事业单位档案馆可参考《地方各级档案馆人员编制标准》规定,即“以馆藏档案一万卷(册)确定编制基数,地、县(区)及县级市档案馆5人”,并随着案卷数量增加而增加。企事业单位档案机构人员配置数量可按库藏档案资料1人/万卷册(实物、光盘、磁带等特殊载体可一件为一卷)标准,多1人加0.5分(加分项,满分2分),业务档案规模较大的特殊单位(如医院病案档案、核电企业等)可按照业务工作量和行业规定执行。

----档案人员应具备相应的档案专业知识。档案专业毕业或经过档案培训的证明。

----档案工作人员持证上岗,查看上岗证。

----档案工作人员保持相对稳定。查档案人员更换情况。

----档案管理岗位待遇应与同级教师、医疗技术人员、工程技术人员或管理人员一致。

 

2.3加强档案业务学习,积极参加档案业务知识和岗位技能培训。

----参加上级行业和档案部门组织培训的证明材料。

----查看近期是否组织本单位、本系统专兼职档案人员和关键岗位管理人员进行宣传贯彻鲁办发【2014】40号文件(《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》)和档案业务知识、技能培训的。尚未组织培训的扣1分,内容不全面的扣0.5分。

 

3.档案工作经费

法规政策依据

鲁办发【2014】40号文件规定:“各级财政部门要按照部门预算编制和管理有关规定,科学合理核定档案工作经费,将档案资料征集、现代化管理、提供利用、抢救保护、安全保密、陈列展览、编纂、数字化、档案科研、设备购置维护及宣传教育等方面的经费列入同级财政预算。按照每卷档案每年不低于3元的标准核定档案维护费用。”

解读

档案事业科学发展离不开领导支持和经费的保障,档案机构按照要求及时制定详细的申请资金的实施方案,单位应将档案工作经费纳入年度预算,配备必要的设施设备,满足归档文件规范整理、档案安全保管、档案信息化建设与服务利用等业务需要。

 

3.1 档案工作经费纳入年度预算,配备必要的设施设备,满足归档文件规范整理、档案安全保管、档案信息化建设与服务利用等业务需要。

----每年每卷(册)业务经费不低于3元或每件1元标准;按照谁形成文件谁整理的要求由业务部门按照档案立卷标准整理完毕后及时向档案机构移交,整理工作量较大需要档案中介机构承担整理任务的,每件归档文件整理费3元左右,各业务部门应将整理案卷经费纳入业务管理预算中。

****重点在测经费情况。

 

测评方法

查看2014年度档案经费列入单位年度经费预算情况,查看库藏档案数量和有关证据,档案部门2014年业务经费达到平均1元/卷(件)的,得1分。每提高1元增加1分,加满5分为止。

 

4.档案工作制度

法规政策依据

鲁办发【2014】40号文件规定:“各级党政机关、企事业单位、社会组织要及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表,报同级档案行政管理部门审核后实施。严格执行文件材料归档制度,将文件材料的整理归档工作纳入单位工作计划和工作人员的岗位职责,作为各项活动的一项重要工作程序,从源头上加强对各种门类、各种载体档案资料的收集和管理,做到应归尽归、应收尽收,确保档案资源的齐全、完整、准确、系统。各单位各种门类、各种载体的档案统一由本单位档案机构集中管理,任何部门和个人不得把职务活动中形成的各种载体形式的档案资料据为己有或者拒绝归档,不得擅自推迟向本单位档案机构归档期限。”

4.1 制定了单位档案工作规定。规定内容包括档案工作原则及管理体制,文件形成、积累与归档职责要求,资产变动与产权变动档案的处置原则,解释权等,内容符合企业档案工作规范要求,并将档案工作制度融入到本单位制度建设体系,使之与其他工作制度有机衔接,为档案工作开展提供保障。

------制定了单位档案工作规定。可参照《山东省档案工作科学化管理规范》、《企业档案工作规范》、《企业档案工作规定》等。单位档案工作原则:坚持统一领导、分级管理原则,维护档案的完整与安全,便于提供利用。档案工作体制:设立档案工作管理机构, 集中统一管理本单位全部档案,并对本单位、本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查。(统一领导、统一管理、统一制度、统一标准)。

形成职责要求:各职能或承办部门及项目负责人,应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门、项目或专项工作档案人员保管。单位档案机构依照法规制度对应归档文件的形成过程、形成质量、原始属性、法律效用标识等进行动态监管,确保归档文件材料的真实性、原始性、完整性。积累职责要求:各职能或承办部门及项目文件形成者,应负责积累文件,并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。文件形成部门专兼职档案人员要根据文件材料归档范围,加强对文书、照片、声像、会计、科技(基建)、设备、公务活动礼品等各种门类、各种载体档案资料的收集,维护档案资源的齐全、完整、准确、系统。归档职责要求:文件形成部门专兼职档案人员,应按照规定时间、规定要求整理应归档文件,对归档文件的整理质量负责,并按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。文件形成部门负责人或承办活动(项目)的单位负责人是归档文件质量第一责任者,在文件归档前应对文件齐全、完整、准确、真实、整理规范情况进行审查,并签署归档质量审查意见。档案部门接收时应认真核对,并检查档案质量。双方在《档案交接登记表》签字后各保留一份。资产与产权变动时应做好档案的处置工作,国有企业应依照档发字〔1998〕6号文件(《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》)的要求进行,其他单位可参照。

------有关档案工作制度要求融入到本单位制度建设体系。本单位制度汇编中有档案工作规定,档案工作的有关要求纳入、融入其它工作制度或流程之中(教案、病案、工程、设备、科研、重大活动、电子档案移交、人力资源考核等工作程序、管理标准、职工岗位标准),列入本单位各项工作程序,如公文处理程序、设备购置、基建项目、合同签订、资金支付等所有与档案有关系的工作程序。

 

**既要有制度,还要有落实这些制度的具体佐证材料。

4.2 建立完备的档案工作制度,包括文件材料归档和档案整理、保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理及离岗交接清点等制度

   ----⑴归档制度。参照《国有企业文件材料归档办法》制定。

----⑵整理制度。包括整理依据、整理分工、整理质量、整理时间要求

----⑶保管制度。

----⑷保密制度。

----⑸鉴定制度

----⑹销毁制度。必须经企业法定代表人批准后进行监督销毁。

----⑺统计制度

----⑻利用制度

----⑼库房管理制度(包括档案出入库的内容)

----⑽离岗交接清点制度

**既要有制度,还要有落实这些制度的具体佐证材料。

4.3  文件、档案整理规范应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求。

----整理规范内容包括:遵循文件形成规律,保持文件之间有机联系,便于保管和利用;分类方法,组卷方法,排列方法,编号方法,档案盒质量要求及有关项目填写方法等。参照《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009)、《科学技术构成的一般要求》(GB/T11822—2008)、《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《工业企业档案分类编号规则》(DB37/T180-93)。 

一定要规范、科学

4.4档案分类方案应明确分类依据、类别标识、类目范围。

----制定档案分类方案,可依据《工业企业档案分类编号规则》(DB37/T180-93)、《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009)、本行业、本系统档案分类规定,结合本单位实际情况编写。类目标识主要参照《工业企业档案分类编号规则》(DB37/T180-93)附录A《工业企业档案分类表》,类目范围主要参照《企业档案工作规范》(DA/T 42—2009附录A《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》)。 

 

4.5文件归档范围和保管期限表应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。

----制定文件归档范围和保管期限表,应参照国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中附件《企业管理类档案保管期限表》。

4.6特殊载体档案的管理规范应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

----特殊载体档案应包括照片,录音带、录像带,光盘,实物等。

    ----照片档案,可参照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002);

     ----录音带、录像带等磁性载体,应参考《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)。

----光盘档案,应参照GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》、《烟台市电子文件归档管理暂行办法》(烟档字〔2006〕30号)。

----实物档案,应单独作为一个类目。如果数量大,可以根据载体大小等,再细分;如果数量少,可以直接登记造册。

 

4.7建立档案工作奖励和责任追究制度。

----建立奖励和责任追究制度。建立档案工作奖励和责任追究制度,是《山东省档案工作科学化管理规范》(鲁档发[2014]23号)的要求。各企事业单位要对在档案工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励,对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者,依法进行处理。(哪几种情况奖励,如何奖励;哪几种情况追究责任,如何追究等)。要具体实在。

----要实施奖励和责任追究制度。有奖励和处罚佐证材料。

 

测评方法

查看各单位是否按照近期颁布的档案法规、标准的要求,把档案工作规章、管理制度、业务规范覆盖到单位各类人员、各职能部门、各项业务活动中,根据国家相关法规制定电子档案、各种特殊载体档案管理的制度,并为特殊载体档案保管创造必要条件,确保其安全有效。重点检测近期重新修订档案管理制度情况,检测档案工作融入单位各项管理制度情况,检查各项具体业务工作流程及相关制度,在各项具体业务工作流程中存在未与档案工作衔接的,发现一处问题扣0.5分,扣完单项分为止。

***需要单位正式文件或单位技术标准。可以补,但不能造假。(程序要合法)

 

二、档案资源建设

5.档案资源前端控制

法规政策依据

《山东省档案条例》在档案管理方面提出以下要求:

第十三条单位及其工作人员在公务活动中形成的文件材料,按照国家和省有关规定应当归档的,单位文书或者业务部门必须收集、整理,并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员集中管理。任何个人不得将应当归档的材料据为己有或者拒绝归档。任何单位或者个人不得伪造档案。

第十四条实行档案登记备案制度。档案行政管理部门应当对单位从事档案工作的机构、库房设备、档案藏量以及其他应予登记备案的事项进行登记备案;

5.1 严格执行文件材料归档制度,对国家规定应当整理归档的文件材料,做到应收尽收,应管尽管

----重在检查归档结果。

----抽查单位网站、会议记录、大事记、工作总结、资金总账等信息,检测是否做到应收尽收、应管尽管的要求;缺少一项专题活动档案的扣0.5分,扣完单项分为止。

 

5.2 根据各单位文件材料归档范围,从源头上加强对文书、照片、声像、会计、科技、基建、设备、公务活动礼品等各种门类、各种载体档案的收集,维护档案资源的齐全、完整、准确、系统。

----重在源头控制。部门内部,形成者、档案员、部门领导,各负其责,根据归档范围,从源头上做好各种门类、各种载体档案的收集。

----各单位根据单位性质分别执行国家档案局8号令、9号令、10号令以及本单位制定的文件材料归档范围和档案保管期限表,确保归档文件材料真实、齐全、完整、系统。

5.3 单位档案机构依照法规制度对应归档文件的形成过程、形成质量、原始属性、法律效用标识等进行动态监管,确保归档文件材料的真实性、原始性、完整性。

----强调动态监管。通过工作协调、日常检查、专项检查,发现问题,及时提出改进意见。档案机构在接收归档文件时,应对归档文件质量进行检查、验收,并签署审查意见,不符合相关要求的令其返工。这是档案工作科学化管理的关键环节,充分体现“谁形成谁组卷”的基本要求,并以签署归档质量审查意见作为业务部门与档案机构归档质量区分责任的有效证据;

----动态监管的相关记录、台帐等。

5.4 文件形成部门负责人或承办活动(项目)的单位负责人是归档文件质量第一责任者,在文件归档前应对文件齐全、完整、准确、真实、整理规范情况进行审查,并签署归档质量审查意见。

----强调文件形成部门负责人或承办活动(项目)的单位负责人的审查责任。

----要有审查签字等记录。

 

5.5 各类文件应按国家有关规定及时归档,未明确归档期限的不得超过1年。

----此项规定划清了文件与档案管理的责任界面,文件超过归档时间不归的,经督查仍不改正的,可按照拒不归档违法行为给予处理。

 

检查方法:1.通过查看单位的“三定”方案、各部门的职能、大事记、各种工作总结等文件,测评各门类档案的收集范围;

2.查看归档制度、各种文件级目录、交接文据等,测评文件归档的齐全性;

3.查看各门类档案的归档质量,如用纸、用笔、法律标识、文件本身的规范性等,测评档案的真实性和完整性;

4.抽查单位网站、会议记录、大事记、工作总结、资金总账等信息,检测是否做到应收尽收、应管尽管的要求;缺少一项专题活动档案的扣0.5分,扣完单项分为止。

 

6. 电子文件归档管理

法规政策依据

《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002、《电子文件管理暂行办法》、《山东省电子文件归档管理暂行办法》。

 

6.1将电子文件归档管理工作纳入电子政务、办公自动化等信息化建设总体规划,同步建设。

----重在强调“电子文件归档管理”,纳入单位信息化建设总体规划或方案之中。查方案或规划。

----现有的OA系统中有“电子文件归档管理”模块,能够实现电子文件的实时逻辑归档。

6.2 按照国家关于电子文件管理的规定,做好电子文件的归档、整理、保管、移交等工作。

----要有本单位电子文件管理的规定,并对归档、整理、保管、移交等提出具体要求。单位应按照国家关于电子文件管理的规定,制定电子文件的归档、保管、移交等各项制度,对电子文件的形成质量、归档流程、归档要求、整理方法、移交手续及保管条件进行明确要求,为电子文件管理建立制度保障,并使各项制度落实到位,确保电子文件归档管理工作正常运行。

----系统运行正常,并开展了电子文件归档管理工作。

 

测评方法

查看近年来制定的电子文件形成、归档、移交等各种制度是否可行、操作性强;单位信息化建设总体规划有无档案方面的内容,检查同步建设的效果。发现有一处明显缺陷的扣0.5分

7. 重大活动(事件)、重点工程和重要科研项目档案管理 

法规政策依据

《山东省档案条例》第十五条举办重大经济、政治、科学、文化、教育、体育、民族、宗教等活动的,主办单位应当事前通知同级档案行政管理部门。主办或者承办单位应当收集和保护活动中形成的档案。新闻媒体应当妥善保管活动中通过摄影、录像、录音等方式形成的档案。主办或者承办单位和新闻媒体应当在活动结束之日起六十日内,到同级档案行政管理部门办理档案登记备案;不具备保管档案条件的,应当在活动结束之日起九十日内向同级综合档案馆移交档案;

第十六条科学技术研究成果的鉴定或者推广、产品试制、设备开箱、基本建设工程和其他技术项目进行鉴定或者验收时,应当有本单位档案工作人员参加。县级以上人民政府确定的重点建设项目和重大科学技术研究项目的档案,应当由同级档案行政管理部门和有关主管部门验收。

《山东省重大活动档案管理办法》(省政府令第247号)、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)、《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)。

解读

重大活动(事件)、重点工程和重要科研项目档案是单位档案全宗的重要组成部分,单位档案部门应加强对这部分档案工作的指导监督,制定指导监督工作计划,全程跟踪服务并及时收集归档文件,按照国家有关档案管理规定做好相关档案的收集、整理、保管、移交工作。

 

7.1主办、承办单位要将重大活动(事件)、重点工程、重要科研项目情况及时通知同级档案行政管理部门,同时按照《山东省重大活动档案管理办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术研究课题档案管理规范》等有关要求做好档案的收集、整理、保管、移交工作。

-----要及时通知同级档案局。

-------单位档案部门要加强对“三重”档案工作的指导监督,制定指导监督工作计划,全程跟踪服务并及时收集归档文件,按照国家有关档案管理规定做好相关档案的收集、整理、保管、移交工作。

 

7.2 县级以上人民政府确定的重点建设项目和重点科学技术研究项目的档案,应当由同级档案行政管理部门和有关主管部门验收。

----重点在于检查档案“验收”。

 

测评方法

抽查近2年归档的重大活动、重点工程、重要科研项目和引进设备档案,发现一处不符合要求的扣0.5分,扣完单项分为止。

 

8. 档案征集 

8.1 根据需要向社会或本单位退休、调离人员征集档案材料。

法规政策依据

《山东省档案条例》第二十三条属于集体所有、个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案,因保管条件恶劣或者其他原因,可能导致档案不安全或者严重损毁的,档案行政管理部门有权采取代为保管等措施,必要时,可以收购或者征购。

 

 ----单位档案部门要不断完善档案资源体系建设,拓宽档案收集范围和渠道,根据事业发展需要向社会或本单位退休、调离人员征集档案资料,多方收集与本单位职能有关的档案资源。某些特殊行业中,口述历史也是非常重要的档案信息的补充,能更加充分地记录单位的历史。

测评方法

征集一份重要档案资料的得0.5分,加满2分为止。

 

9. 档案集中统一管理

法规政策依据

《山东省档案条例》第十条规定:“单位应当设置档案机构或者配备专(兼)职档案工作人员,负责集中统一管理本单位的档案,并对所属单位的档案工作实行监督指导”。

鲁办发【2014】40号文件规定:“档案行政管理部门要统筹规划,支持和鼓励打破部门和条块分割,整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆(室)及不同地区档案馆(室)的档案资源和目录信息,推动档案信息资源的科学配置和高效利用。”

解读

9.1 档案机构集中统一管理本单位的全部档案,对业务部门或基层单位保存的业务或专门档案,要建立档案管理台账或目录,归档文件数量纳入档案统计范围,并对其实体保管和信息利用状况进行动态监管。

----企业事业单位档案机构要集中统一管理本单位全部档案(包括会计、基建、学生、教案、科研成果、病案、职工等专业档案),对业务部门或基层单位保存的业务档案暂不具备集中统一管理条件的(一般保管不宜超过5年),要建立档案管理台账或目录,档案数量及利用情况要纳入档案统计范围,按规定向同级档案行政管理部门上报;对保管期限低于10年并保存在业务部门的档案,档案机构应对此类档案进行动态监管。

 

测评方法

1.查看归档制度中的档案门类是否齐全,所有门类的档案是否集中统一管理;

2.暂时档案实体没有统一管理的需要有统计数据、年度目录信息;

发现一处违规现象扣0.5分,扣完单项分为止。

 

10. 移交进馆 

10.1 各单位应按规定及时向同级国家综合档案馆移交列入进馆范围的档案和电子档案。

----各单位应按国家9号令的规定和档案规章及时向同级国家综合档案馆和其他档案馆移交列入进馆范围的档案或电子档案。

(一)列入省综合档案馆收集范围的档案,自形成之日起满十五年,向省综合档案馆移交;

(二)列入设区的市或者县(市、区)综合档案馆收集范围的档案,自形成之日起满十年,向设区的市或者县(市、区)综合档案馆移交;

(三)列入专门档案馆收集范围的档案,自形成之日起满一年,向专门档案馆移交,但是国家另有规定的从其规定;

(四)列入部门档案馆或者企业事业单位档案馆收集范围的档案,于形成的次年六月三十日前向部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交。

经同级档案行政管理部门审查同意,专业性较强或者需要保密的档案,可以延长移交期限;撤销或者破产单位的档案可以提前移交。

 

测评方法

根据同级国家档案馆征集部门提供的线索和单位网站数据,监测应移交档案和电子档案未移交情况,发现一次违规现象扣0.5分,扣完单项分为止。

 

三.档案信息化建设规划

11.建设规划

法规政策依据

国家档案局制定《数字档案馆建设指南》等相关标准。

11.1参照数字档案室(馆)建设指南,制定了档案信息化规划,并与企业信息化规划同时制定,或是企业信息化规划中已包含档案信息化内容。

---档案信息化规划,并与企业信息化规划同时制定。国家档案局对数字档案馆(室)的建设总体要求、管理系统功能要求、应用系统开发和服务平台构建、数字档案资源建设、保障体系建设等方面进行了详细论述;单位应参照数字档案馆(室)建设指南,制定符合本单位实际的档案信息化规划,确保数字档案永久存储与安全保管,实现档案信息资源的共享。

----或者企业信息化规划中已包含档案信息化内容。

 

11.2  依托单位信息化建设成果,统筹规划、设计和建设档案信息化基础设施,包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等。

----硬件设施到位。基础设施:数字档案室网络管理中心设于机关中心机房,并为数字档案室配备足够数量的内部局域网、政务外网和政务内网网络信息点。系统硬件: 服务器、存储与备份(在线存储设备----磁盘阵列、离线备份可选择光盘、移动硬盘);基础软件:数据库管理系统、网络操作系统、全文检索、光学字符识别(OCR)等软件;安全保障系统:用户权限配置和管理功能、正版杀毒软件,如有必要应有选择地配备防火墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理软件、业务审计软件等安全管理工具。终端及辅助设备:应结合工作需要,为数字档案室应用系统配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备,以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备。

 

测评方法

 

测评过程中要坚持实事求是和信息利用效果优先的原则,检查近期单位专门制定了档案信息化规划可行的得1分;档案信息化规划不合理或是信息化规划中与档案信息化衔接不到位酌情减分;档案信息化建设在行业处于领先地位得2分,运行效果不到位的酌情减分。

 

12. 信息化数字资源  

12.1  单位信息系统开发与实施在电子文件格式、元数据采集、移交归档等方面充分考虑档案管理的要求,开展传统载体档案数字化和电子文件归档。

法规政策依据

《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)、《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)等。

解读

按照国家相关法规和标准,以确保档案信息安全、完整、准确、合法、低耗和有效利用为目标,建立各种档案数据库,实现档案资源增量电子化、存量数字化,利用档案管理系统实现收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等功能,并能辅助实体档案管理。

 

----出示单位信息系统需求设计方案和实施方案,并对系统进行现场测试,单位信息系统开发与实施在电子文件格式、元数据采集、移交归档等方面充分考虑档案管理的要求,并在系统中得以实现;

----开展传统载体档案数字化, 存量数字化;

----开展电子文件归档, 增量电子化。

12.2 符合《纸质档案数字化技术规范》、《文书类电子文件元数据方案》、《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)等标准要求。

―――现场查看

测评方法

现场核查企事业单位信息系统需求设计方案、实施方案,并对系统进行现场测试,信息化系统在电子文件格式、元数据采集、移交归档等方面,每发现一处错误扣0.5分,扣完单项分为止。

13. 信息化建设应用系统 

法规政策依据

《电子文件归档与管理规范》、《电子文件管理暂行办法》等。

解读

电子文件从形成、运转、审核到归档的功能和要求应纳入单位信息系统,保证电子文件的真实性、完整性、有效性。单位应参照纸质文件归档范围确定各信息系统生成的电子文件归档范围,保证电子文件应归尽归,应管尽管。《电子文件管理暂行办法》规定,“第十六条电子文件归档应当符合下列要求:

(一)电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档,定期归档应当在第二年6月底前完成;

(二)归档电子文件的保管期限划分准确;

(三)电子文件及其元数据应当同时归档;

(四)电子文件归档时,应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测,并由相关责任人确认;

(五)电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档,属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存储介质存储,并按保密规定办理归档手续;

(六)具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件,应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档。”

同级国家综合档案馆移交。已建立电子文件备份中心的,应当按照其要求进行移交。” 单位应与国家综合档案馆衔接,按照标准定期移交电子档案

 

13.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。单位各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。

----电子文件归档要求及功能要嵌入文件生成系统

----要制定电子文件归档范围,并参照纸质文件归档范围确定.

―――现场查看

 

13.2 音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。自动接收采集各业务系统的电子文件及其元数据;应与国家综合档案馆(室)衔接,按照标准移交电子档案。

----要制定音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围,并根据相关规定和需要确定

----自动接收采集各业务系统的电子文件及其元数据;

----应与国家综合档案馆(室)衔接,预留接口

――按照标准移交电子档案。

 

测评方法

现场测试,发现一处错误扣0.5分,扣完单项分为止。

 

14.信息安全 

法规政策依据

《中华人民共和国保守国家秘密法》、《信息安全等级保护管理办法》等。

解读

信息系统安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。数据安全就是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等,系统及其网络平台安全就是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。单位信息系统从设备到数字档案数据都要有严格的安全保护制度和措施,内外网实行了严格的物理隔离,安装防火墙、实时更新杀毒软件,采取了信息的加密、使用、公布、维护等认证、权限和安全防范措施,能够有效保障信息系统安全。

单位要定期对电子文件的保管情况、可读取状况等进行测试、检查,当电子文件运行的软硬件环境、存储载体等发生变化时,应当将数字档案资源及时迁移、转换,电子文件应当实行备份制度,定期备份数字档案资源,建立数据恢复机制,保障数字档案资源安全。

14.1 按照信息系统安全等级保护工作的要求,配备必要的信息安全设备、建立信息安全管理制度、采取信息安全技术策略,保障信息系统安全。

----配备必要的信息安全设备,如信息隔离卡。

----信息安全管理制度,如“三员”管理制度,明确系统管理员、安全管理员和安全审计员职责,并贯彻落实。

――采取信息安全技术策略,如,设定访问权限,系统中植入保密软件(海阳核电――离开系统不能读取)

14.2 定期备份数字档案资源,建立数据恢复机制,保障数字档案资源安全。

----要备份。蓝光光盘、移动硬盘。连线备份应选择磁带库或虚拟带库及相应的备份软件,离线备份可选择光盘、移动硬盘等脱机存储介质以及相应的备份、检测设备。

测评方法

现场抽查信息安全设备配置、制度建立及落实情况,发现一处错误扣0.5分,扣完单项分为止。

 

四、档案安全保障体系

15. 档案库房及工作用房 

法规政策依据

《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2010)和《档案馆建设标准》(建标103-2008)等。

解读

单位档案库房建筑、设计应参照执行国家相关标准要求,满足功能、安全、节能环保等方面的基本要求。库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所,无特殊保护装置库房一般不宜设在地下或顶层,以利于档案安全管理和防潮。档案库房楼面均布活荷载标准值不应小于5kN/m2,采用密集架时不应小于12kN/m2。库房设计、布置功能满足需要,新建库房空间一般满足未来20年发展需要。

档案用房要实行“三分开”(档案库房、档案业务工作室和阅档室分开),但位置不能相距太远,应相对集中。形成档案特别多的单位,应根据工作需要设置档案整理和信息化等技术工作用房。成立满20年和实物档案多的单位,还应建立实物档案室。

档案库房达到“九防”要求,库房内温湿度控制符合国家规定。

防火---在照明灯具的选用、电器及其线路的安装等方面消除隐患,配备足够数量的灭火器材;

防光---库房内配置防光窗帘,避免阳光直射和眩光;

防尘---定期打扫库房,保持整洁干净卫生,档案入库前要进行除尘处理;

防鼠---库房周边环境清洁,定期检查库房,门窗密闭;

防潮---库房所处地势不能过低。每天记录库房温湿度,发现不适宜时及时进行调整,相对湿度控制在45%-60%;

防盗---库房门窗坚固,安装防盗门窗,进出库房随时锁门,并尽可能安装防盗报警装具;

防虫---对档案文件进行定期检查,放置防霉、防虫药品;

防高温---依靠冷气设备降温,采用隔热措施,减少室外热空气和太阳光的辐射,一般库区温度控制在14-24度之间;

防污染---库房应远离工业区、繁华地段,并建在上风口,绿化周边环境。档案应存放密闭的档案柜、档案盒中。

 

15.1档案库房建筑、设计参照执行《档案馆建筑设计规范》(JGJ25—2010)和《档案馆建设标准》(建标103—2008)要求。

----单位档案库房建筑、设计应参照执行国家相关标准要求,满足功能、安全、节能环保等方面的基本要求。库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所,无特殊保护装置库房一般不宜设在地下或顶层,以利于档案安全管理和防潮。档案库房楼面均布活荷载标准值不应小于5kN/m2,采用密集架时不应小于12kN/m2。库房设计、布置功能满足需要,新建库房空间一般满足未来20年发展需要。

15.2档案库房、业务技术用房、阅览室、办公室满足档案工作需要。

----档案用房要实行“三分开”(档案库房、档案业务工作室和阅档室分开),但位置不能相距太远,应相对集中。形成档案特别多的单位,应根据工作需要设置档案整理和信息化等技术工作用房。成立满20年和实物档案多的单位,还应建立实物档案室。

       15.3档案库房达到“九防”要求,库房内温湿度控制符合国家规定。

----防火---在照明灯具的选用、电器及其线路的安装等方面消除隐患,配备足够数量的灭火器材;

----防光---库房内配置防光窗帘,避免阳光直射和眩光;

----防尘---定期打扫库房,保持整洁干净卫生,档案入库前要进行除尘处理;

----防鼠---库房周边环境清洁,定期检查库房,门窗密闭;

----防潮---库房所处地势不能过低。每天记录库房温湿度,发现不适宜时及时进行调整,相对湿度控制在45%-60%;昼夜波动不能超过5%。

----防盗---库房门窗坚固,安装防盗门窗,进出库房随时锁门,并尽可能安装防盗报警装具;

----防虫---对档案文件进行定期检查,放置防霉、防虫药品;

----防高温---依靠冷气设备降温,采用隔热措施,减少室外热空气和太阳光的辐射,一般库区温度控制在14-24度之间;昼夜波动不能超过2摄氏度。

----防污染---库房应远离工业区、繁华地段,并建在上风口,绿化周边环境。档案应存放密闭的档案柜、档案盒中。

 

测评方法

现场检测,发现一处不达标扣0.5分,扣完单项分为止;新建库房温湿度应实现智能自动控制调节;库房安全不达标为否决项。

 

16. 档案设施设备配备

  法规政策依据

《山东省档案条例》第二十一条规定:“档案馆和单位应当建立健全档案管理制度,配置适宜保存档案的设施,采用先进技术设备和现代化管理手段,按照国家和省的有关标准整理、保管档案,防止档案的破损、褪色、霉变和散失,并根据档案的不同等级或者重要程度采取相应的保护措施,对破损的重要档案及时进行抢救”。

解读

单位应为档案工作的正常开展配备必要的办公设备,档案信息化建设需要的服务器、终端、网络、存储及其他配套设备,档案利用工作需要的打印机、复印机、扫描仪等设备,以及光盘刻录机、照像机、录音录像等其它设备;单位应按照国家规定配备完善的消防(灭火器材)、安保(防盗报警装具)、温度湿度控制(去湿机、加湿机、空气净化器等设备)及容灾备份、应急电源等档案安全设施,确保档案实体安全;单位应为档案库房配备符合国家标准的档案装具,有条件的可以安装密集架,档案使用符合国家标准的卷皮、卷盒保管。

16.1档案办公设备。配备信息化管理需要的服务器、计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、照像机、录音录像等设备。

----配备档案信息化建设需要的服务器、终端、网络、存储及其他配套设备; 

----档案利用工作需要的打印机、复印机、扫描仪等设备;

----以及光盘刻录机、照像机、录音录像等其它设备。

16.2档案保护设备。按照国家规定配备完善的消防、安保、温度湿度控制及容灾备份、应急电源等档案安全设施、设备。

----配备完善的消防(灭火器材)、安保(防盗报警装具)、温度湿度控制(去湿机、加湿机、空气净化器等设备)及容灾备份、应急电源等档案安全设施,确保档案实体安全。

16.3 档案装具。配备数量充足、符合国家标准的卷皮、卷盒及档案橱、架。

----单位应为档案库房配备符合国家标准的档案装具,有条件的可以安装密集架,档案使用符合国家标准的卷皮、卷盒保管。

测评方法:现场核查档案办公设备、保护设备、装具是否齐全,根据库房配置的设备数量并测试计分,除尘器、消毒柜、去湿机、加湿机、空气静化器,是否达标并满足管理需要。发现一处不达标的扣0.5分。

 

17. 库房安全管理

法规政策依据

《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国知识产权法》。

鲁办发【2014】40号文件规定:“各级党政机关、企事业单位、社会组织要建立健全档案安全制度,构建人防、物防、技防、联防“四位一体”的档案安全防范体系。要建立档案安全应急处置协调机制和应急管理制度,制定应急预案,把档案馆(室)列入重点保护范围,确保档案安全受到威胁、危害时得到优先抢救和妥善处置。档案行政管理部门要建立档案风险告知制度,防患于未然。提高档案库房的安全防灾标准,按照档案安全保护的要求,为档案馆(室)配备现代化的消防、安保、温湿度控制、档案消毒及其他安全设施设备。”

解读

建立完善的档案库房管理制度,档案库房由专人管理,非档案工作人员未经许可不得擅入,对人员、档案进出库房进行登记,登记内容要及时、准确,档案工作人员要定期检查档案保管状况,对破损或变质档案应及时修补、复制或作其它技术处理,对库房内电器、线路、消防设施进行检查,发现问题及时解决,档案人员离开库房时,必须切断电源,关好门窗,库房安全检查要有详细的记录。

建立档案交接制度,当档案人员离职或调动工作时,严格执行档案交接制度。档案交接时必须要交接双方在场,并且有一至两名人员进行监督,根据档案管理台账、统计报表、检索目录清点各种载体档案库存,并且要按照实际情况重新记录库存清单,要检查档案有无破损、遗失,并且注明原因,清点完毕后,可以根据新的清单进行交接签字,并且交接双方各执一份,监督人要在监督人栏内签字证明。

单位应以人防为根本,加大检查督促力度,人防主要包括建立健全内部安全保卫组织和制度,落实安全保卫责任,根据实际情况,配备专业保安人员或组织治安联防队、应急队等;

以物防为重点,夯实安全防控基础,物防是对重点部位、重要区域、重点场所安装防护栏、防盗门和照明设施,加固、加高围墙,设置消防、交通等安全设施;

以技防为依托,建立科学的防控网络,技防主要在重点部位、重要区域、重点场所安装视频监控系统、入侵报警系统以及其它电子管理系统等;

以联防为横向,充分发挥应急处置功能,结合实际制定合理有效的处置突发事件应急预案,强化演练,使各应急小组明确职责分工,熟悉处置程序,加强与消防、防汛办、防震救援办等地方职能部门的沟通联系,及时掌握有关预警信息、有效预防和应对各类疫情及自然灾害。

健全档案信息数据安全管理机制和电子档案数据容灾管理、重要档案异质异地备份等安全保障措施,确保档案信息安全。

建立档案利用审核鉴定机制,成立档案开放利用审核鉴定领导小组,对拟开放档案进行鉴定划控,对拟在网上公开的档案信息,应特别审慎进行鉴定。在进行档案鉴定划控时,应执行国家相关法规要求,严格设定各类档案利用权限。从利用角度出发,在实施纸质档案数字化过程中,应事先对数字化的档案进行开放鉴定和服务网络化的效果评估,避免产生数据垃圾。

制定档案灾害应急处置预案,并经常组织演练、培训,提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力。

测评方法

按照安全管理法规和测评标准,发现一处安全隐患和不达标的,扣0,5分,单项扣完为止。

 

17.1 人员、档案出入库登记内容准确、及时;定期进行库房安全检查,发现问题整改到位。

----建立完善的档案库房管理制度,档案库房由专人管理,非档案工作人员未经许可不得擅入,对人员、档案进出库房进行登记,登记内容要及时、准确,(人员、档案出入库可建1本账.注意档案出入库登记与借阅登记薄的区别,侧重点不同.前者重在控制档案流向,后者重在档案利用手续)

-----档案工作人员要定期检查档案保管状况,对破损或变质档案应及时修补、复制或作其它技术处理,对库房内电器、线路、消防设施进行检查,发现问题及时解决,档案人员离开库房时,必须切断电源,关好门窗,库房安全检查要有详细的记录。

17.2 档案人员离职或调动工作时,应严格执行档案交接制度,依据档案管理台账、统计报表、检索目录清点各种载体档案库存,并办理档案交接手续。

----建立档案交接制度,当档案人员离职或调动工作时,严格执行档案交接制度。档案交接时必须要交接双方在场,并且有一至两名人员进行监督,根据档案管理台账、统计报表、检索目录清点各种载体档案库存,并且要按照实际情况重新记录库存清单,要检查档案有无破损、遗失,并且注明原因,清点完毕后,可以根据新的清单进行交接签字,并且交接双方各执一份,监督人要在监督人栏内签字证明。

―――交接记录.

18 档案安全管理

 

18.1完善人防、物防、技防、联防体系,档案安全制度执行有效。

----以人防为根本,加大检查督促力度,人防主要包括建立健全内部安全保卫组织和制度,落实安全保卫责任,根据实际情况,配备专业保安人员或组织治安联防队、应急队等;

----以物防为重点,夯实安全防控基础,物防是对重点部位、重要区域、重点场所安装防护栏、防盗门和照明设施,加固、加高围墙,设置消防、交通等安全设施;

----以技防为依托,建立科学的防控网络,技防主要在重点部位、重要区域、重点场所安装视频监控系统、入侵报警系统以及其它电子管理系统等;

----以联防为横向,充分发挥应急处置功能,结合实际制定合理有效的处置突发事件应急预案,强化演练,使各应急小组明确职责分工,熟悉处置程序,加强与消防、防汛办、防震救援办等地方职能部门的沟通联系,及时掌握有关预警信息、有效预防和应对各类疫情及自然灾害。

 

   18.2健全档案信息数据安全管理机制和电子档案数据容灾管理、重要档案异质异地备份等安全保障措施,确保档案信息安全。

----健全档案信息数据安全管理机制。健全涉及档案信息安全各环节的管理制度,明确有关人员责任,突发事件紧急事件应对等。

----健全电子档案数据容灾管理、重要档案异质异地备份等安全保障措施,重点做好离线备份。

18.3完善档案开放利用审核鉴定机制,对应开放档案和拟在网上公开的档案信息,审慎进行划控、鉴定。

----建立档案利用审核鉴定机制,成立档案开放利用审核鉴定领导小组,对拟开放档案进行鉴定划控,对拟在网上公开的档案信息,应特别审慎进行鉴定。

----在进行档案鉴定划控时,应执行国家相关法规要求,严格设定各类档案利用权限。

----从利用角度出发,在实施纸质档案数字化过程中,应事先对数字化的档案进行开放鉴定和服务网络化的效果评估,避免产生数据垃圾。

18.4大力开展纸质档案数字化工作,及时对破损档案进行抢救修复。

----及时对破损档案进行抢救修复

----大力开展纸质档案数字化工作(从安全管理角度,制作数字化副本,代替原件利用)

18.5制定档案灾害应急处置预案,并经常组织演练、培训,提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力。

----制定档案灾害应急处置预案

----经常组织演练、培训的佐证材料。

测评方法

按照安全管理法规和测评标准,发现一处安全隐患和不达标的,扣0,5分,单项扣完为止。

 

五、 档案服务利用

19. 档案整理 

法规政策依据

《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T l5-95)、《档号编制规则》(DA/T13—94)、《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)等。

解读

档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。单位应按照等档案标准规范,整理归档的各种门类、各种载体档案,电子档案整理要求按照国家档案局发布的相关规定执行。档案整理要做到齐全完整、分类科学、排列有序、保持文件内在联系、正确划分保管期限、档号编制规范等要求。

 

19.1严格按照国家档案局制订的《企业档案工作规范》标准整理各种门类、各种载体档案,做到分类科学、排列有序、保管期限确定准确、档号编制规范

----企业有《企业档案工作规范》。事业单位没有专门规范,可以参照行业主管部门文件(如教育部令)或行业标准档案工作标准执行。

----整理依据标准:《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)、《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)、《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T l5-95)、《档号编制规则》(DA/T13—94)、《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)等。

―――单位要依据标准,制定本单位整理规范、整理方案

测评方法

每类档案实地抽2-5卷,查看分类、排列、保管期限划分、档号编制符合规范情况,发现一处错误扣0.5分,扣完单项分为止。并追溯单位各门类档案整理制度.

20. 目录编制

法规政策依据

《全宗卷规范》(DA/T 12—2012)、《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《归档文件整理规则》(DA/T  22-2000)等。

解读

为提高档案、资料的查准、查全率,档案检索工作应采取手工检索与计算机检索两种方式,单位各门类档案应按照国家规范要求编制检索工具,包括全宗卷、案卷级目录、文件级目录、全引目录、分类目录及各种专题目录等。

20.1企业各门类档案根据《企业档案工作规范》要求编制检索工具,实现计算机检索。

-----事业单位要根据国家局规定或行业系统规定要求编制检索工具。

----主要依据《全宗卷规范》(DA/T 12—2012)、《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《归档文件整理规则》(DA/T  22-2000)等。

----为提高档案、资料的查准、查全率,档案检索工作应采取手工检索与计算机检索两种方式,单位各门类档案应按照国家规范要求编制检索工具,包括全宗卷、案卷级目录、文件级目录、全引目录、分类目录及各种专题目录等。

 

测评方法

检查单位编制档案检索工具是否按照国家规范执行,少一种检索工具扣0.5分,扣完单项分为止。

          21 建立全宗卷

法规政策依据

《全宗卷规范》(DA/T12-2012)等。

解读

全宗卷是由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷,是管理全宗档案的重要工具。按照国家规范标准要求建立全宗卷,内容包括各全宗说明、馆(室)藏情况、全宗指南(全宗介绍)、大事记等说明全宗背景和档案管理状况的文件材料。全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实,力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。

21.1   按照《全宗卷规范》建立全宗卷,材料齐全,整理规范。

       ----依据《全宗卷规范》(DA/T12-2012)等。

       ----全宗卷内容要齐全、整理要规范.

测评方法

查阅全宗卷,内容有一处不符合国家规范的扣0.5分,扣完单项分为止。

22 档案利用

法规政策依据

鲁办发【2014】40号文件规定:“要积极推进档案信息资源共享,支持档案馆(室)把可公开的档案、信息上传网络,开展远程利用,建立起方便人民群众的档案利用体系。”

解读

档案利用与服务是档案工作的根本目的,通过利用与服务能够直接检验各项基础业务工作的质量,推动各项基础业务工作水平不断提升。档案利用工作应围绕单位中心工作和主营业务,服务大局,及时高效地为领导、直属部门提供档案信息,档案部门应发挥自身资源优势,加大对档案信息研究分析力度,为提升管理水平、节能高效和消除安全隐患,围绕中心工作提供优质服务。

单位应建立严格的借阅登记和审批制度,确保档案在利用过程中的实体和信息安全,对于利用效果要形成反馈机制,及时跟踪利用需求,形成利用效果反馈登记;单位应编印档案利用效果实例汇编,汇编要符合实际情况,内容丰富,质量较好。

档案编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分,是保护档案史料、方便利用的有效措施。单位档案部门应积极采取多种手段,不断丰富编研成果,在选题上既坚持有所创意,又注重实用。档案编研成果包括全宗指南、单位组织沿革、年度大事记、年鉴、档案资料汇编等。

档案文化是档案产生、保管、提供利用等过程中形成的一种文化现象,它通过挖掘档案中蕴藏丰富的信息资源并通过传播渠道提供给利用者来实现。档案文化传播,就是指将档案文化从一个群体到另一个群体的散布过程。单位应创新手段、拓宽渠道,多角度、多形式地开展档案文化传播,如通过举办档案展览、编辑出版图书、制作档案音像制品等。

档案展览,是为了配合各项工作的开展,按照一定的专题,系统地揭示和介绍档案馆(室)内所保存档案的内容、成分的一种档案提供利用方式和档案宣传工作方式。档案展览应注意以下问题:主题要鲜明,合作要广泛,素材要典型,设计要吸引人,时机要巧妙,地点要灵活,宣传要到位,服务要周到,影响要延续。单位档案部门应根据档案资源情况,通过举办展览、陈列(如将教师品牌教案进行陈列,增强荣誉感,形成比学赶帮氛围,提高教学质量)、拍摄宣传片等活动,推动单位文化建设,提升档案文化影响力和档案文化传播效果。

档案信息资源共享是档案工作进一步发展的内在需求,信息在大范围中的应用和共享是档案工作的目标,科技的进步、互联网环境的形成、信息技术的应用,为档案信息资源共享提供了必要的条件。实现档案信息资源的远程利用,将极大提高档案信息资源利用效率。具备条件的单位,可以积极探索利用先进的科技手段,构建安全、可靠、方便的档案信息资源共享平台,实现档案信息资源在一定范围内的远程利用。

     22.1档案查阅:及时高效为领导、机关各部门提供档案借阅服务;严格借阅登记和利用效果反馈登记,编印档案利用效果实例汇编。

   ----提供档案借阅服务(注意要有审批制度)

   ----借阅登记

   ----利用效果反馈登记

   ----编印档案利用效果实例汇编(无具体数量要求,但应根据单位规模,查看汇编质量和数量)

22.2档案编研:编写或续编全宗指南;编写单位组织沿革、年度大事记、年鉴;编制档案资料汇编;开发、整合档案信息资源,为领导决策、单位工作、社会需求提供优质档案信息服务。

----档案编研工作是档案利用工作的一个重要组成部分,是保护档案史料、方便利用的有效措施。单位档案部门应积极采取多种手段,不断丰富编研成果,在选题上既坚持有所创意,又注重实用。

----档案编研成果包括全宗指南、单位组织沿革、年度大事记、年鉴、档案资料汇编等。

----开发、整合档案信息资源,为领导决策、单位工作、社会需求提供优质档案信息服务。

22.3  通过举办档案展览、编辑出版图书、制作档案音像制品等,多角度、多形式开展档案文化传播。

----举办档案展览佐证材料

---编辑出版的图书材料

---制作的档案音像制品等材料。

 

22.4积极实施档案信息资源共享,实现档案信息资源的远程利用

----主要在单位内、系统内的远程利用.

测评方法

按照测评标准逐项检查,发现一处达不到要求的扣0.2分,扣完单项分为止。

六 、  档案工作创新 (5分)

法规政策依据

《山东省档案工作改革创新活动实施方案(试行)》等。

解读

企事业单位档案机构在档案监管、收集整理、利用服务、保管保护及制度建设等方面应改进工作思路,开展具有首创性和示范性作用的工作,如实现部门电子文件公开、密级科学鉴定,局域网内自动归档;建立档案服务网站,为主营业务、实现高效低耗安全目标,为重大决策、重点建设项目、专业管理和科技创新提供有效的档案信息服务支撑。

23. 创新内容及方式 

23.1  在档案监管、收集整理、利用服务、保管保护及制度建设等方面开展具有首创性和示范性作用的工作。

   ----省示范单位必须有工作改革创新得分。

----企事业单位档案机构在档案监管、收集整理、利用服务、保管保护及制度建设等方面应改进工作思路,开展具有首创性和示范性作用的工作,

----创新形式,如实现部门电子文件公开、密级科学鉴定,局域网内自动归档;建立档案服务网站,为主营业务、实现高效低耗安全目标,为重大决策、重点建设项目、专业管理和科技创新提供有效的档案信息服务支撑。

测评方法

抽查近2年档案工作改革创新成果,该项工作获得市档案局或省级行业主管部门改革创新奖的得2分;获得省档案局改革创新奖的得3分;获得国家档案局奖项的得5分;省示范单位必须有工作改革创新得分。

1、测评申请表中档案行政管理部门意见一栏中,“示范级单位”由市档案局盖章,“示范级单位”以下县市区由各县市区档案局盖章,市里的由市档案局盖章。

2、审批表中审批意见由省市档案局盖章。

3、打分表用最新的。





打印本页 关闭窗口

 
 
Produced By 大汉网络 大汉版通发布系统