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烟台市档案局关于做好2016年度文件材料整理归档工作的通知

发布日期:2017-02-21 访问次数:  信息来源:烟台市档案局 字号:[ ]


    



烟台市档案局文件


烟档字〔2017〕3号

 

 

 

 


烟台市档案局关于做好

2016年度文件材料整理归档工作的通知


市直各部门,有关企事业单位:

    为促进档案管理的规范化、标准化、科学化,根据《档案法》《山东省档案条例》等法律法规,现对2016年度文件材料整理归档工作提出如下要求:

    一、加强领导,确保按时完成文件材料整理归档任务

    各单位要切实加强对档案工作的领导,建立健全档案工作岗位责任制和责任追究制,强化责任,落实任务。要将档案整理工作纳入单位年度工作计划,并切实保证人员、经费和设施设备的落实,为档案人员做好文件材料的收集、整理和归档工作创造良好条件。档案工作人员要切实履行职责,集中时间、集中精力,确保于6月底前完成本单位2016年度文书、业务、科技、会计、声像、电子文件等各种门类、各种载体档案的收集、整理、归档工作。往年档案没有规范整理的单位,要按照国家法律法规和有关规范要求,与2016年度归档材料整理工作同研究、同部署。

    二、严谨细致,切实解决文件材料归档中存在的问题

    注意解决归档制度不完善的问题,按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、教育部和国家档案局“27号令”的要求,及时修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表,经市档案局审核后实施。注意做好各种门类、各种载体档案的收集工作,特别要注重“账外文件”的收集,将没有登记在收发文登记薄的各种文件,如会议记录、会议纪要、调研(查)报告、统计年报、花名册、介绍信存根等文件材料收集归档,确保“应归尽归”。注意解决归档文件材料不完整不规范问题,将彼此紧密联系的相关文件,如正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文与被转发文等收集齐全,确保文件材料的完整性。同时,要对归档文件进行认真审查,解决没有生效标识、没有成文时间等问题,确保归档保管的文件材料能够发挥应有的凭证依据作用。

     三、明确标准,提高归档文件材料整理质量

    各单位收集归档的各种门类、各种载体的档案要严格按照国家颁布的最新标准(《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014)、《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号)等)进行规范整理,力求做到档案分类科学、文件排列有序、档号编制规范、检索体系完备。要按照国家档案局关于“存量数字化、增量电子化”要求,在做好原生电子文件收集归档的同时,参照《纸质档案数字化技术规范要求》(DA/T 31-2005)和《纸质档案数字化工作指南》(鲁档办〔2015〕25号),对纸质档案进行数字化转换。

    四、加强督导,推动工作任务落实

    各单位要加强内部考核监督,确保于6月30前完成2016年度文件材料整理归档任务。7月份开始,市档案局将组织检查组,对各单位2016年度文件材料整理归档情况进行督促检查,并对检查结果进行通报。对档案工作中的违法违纪行为,将依据监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局第30号令《档案管理违法违纪行为处分规定》进行执法监督处理。

          附件:烟台市档案局关于市属国有企业执行《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)的意见




                                                            烟台市档案局

                                                           2017年2月17日















附件: 烟档字(2017)3号《关于做好2016年度文件材料整理归档工作的通知》附件.doc





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