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关于在机构改革中做好档案处置工作的意见

发布日期:2010-11-25 访问次数:  信息来源:烟台市档案局 字号:[ ]


    

关于在机构改革中

做好档案处置工作的意见

市直有关部门:

  为切实加强机构改革中的档案管理,确保国家档案安全,根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》等有关法律法规以及市委、市政府“两办”关于市政府机构改革变动部门有关问题的处理意见等文件精神,现就在机构改革中做好档案处置工作提出如下意见。

一、机构变动的部门和单位必须认真做好档案的收集、整理、保管、清理和交接工作,并按规定向市档案馆移交。任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。凡新设置的部门、单位都应及时建立健全档案管理制度,做好档案的收集、整理、保管和利用等工作。

二、机构变动的部门、单位在2001年以前(含2001年)形成的,反映本机关基本职能活动的文书档案、科技档案、专门档案、照片录音录像档案以及实物档案、相关资料必须全部移交市档案馆。

三、机构变动的部门、单位在2002年以后(含2002年)形成的档案(按照《归档文件整理规则》整理),其归属与流向按以下规定执行。

(一)撤销的部门和单位,其档案全部向市档案馆移交。

(二)两个或两个以上部门或单位合并组成新的部门或单位时,原部门或单位的档案原则上全部向市档案馆移交。确因工作需要,经市档案局同意,可由新组建的部门或单位单列全宗暂时予以保存和利用。

(三)一个部门或单位的职能和内部机构分解到两个以上部门或单位时,其档案不得分散,应作为一个全宗移交给市档案馆。

  (四)机构保留但名称更改或职能与业务范围部分发生变动的部门或单位,其原来形成的档案由该部门或单位继续保管,不得分散。

四、机构变动部门和单位应根据以上规定,提出本部门或单位档案的归属与流向意见,报市档案局,以便及时进行协调指导和档案移交工作。

五、向市档案馆移交的档案,应符合接收标准。暂不向市档案馆移交的档案,也要按照有关标准认真整理,编制目录,向相关部门档案室办理交接手续。

六、机构变动的部门和单位要采取必要的措施和手段,加强档案管理工作,严防泄密事件和流失现象的发生。要抓紧时间清理和收缴散失在个人手中或机关各部门的文件材料,集中到机关档案室进行整理。要责成专人具体负责档案的清理、整理和移交工作,此项工作未结束,有关档案人员不得调离。

七、市档案馆在接收档案时,要严格履行交接手续。交接双方必须按照移交目录清点核对,主管领导要在交接文据上签名盖章。

八、在机构改革中,凡发生档案归属争议等问题,有关部门和单位应及时向市档案局报告,以便共同协商、妥善处理。

九、以上档案移交时间应在4月中旬前进行完毕。

十、对于在档案处置过程中造成损毁、散失的,要依法追究有关人员的责任。

                              烟台市档案局

                        二○一○年一月二十六日

主题词:机构  改革  档案  管理  意见

  烟台市档案局                印发

各种门类档案进馆范围和进馆整理要求

一、进馆范围

1、文书档案主要是办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料。文书档案的整理, 2002年以前形成的,要符合《机关档案工作业务建设规范》的要求,保管期限按照《文书档案保管期限表》确定;2002 年以后(含2002年)至2006年形成的,要符合《归档文件整理规则》的要求,保管期限仍按《文书档案保管期限表》确定; 2007年以后(含2007年)形成的,要符合《归档文件整理规则》的要求,保管期限按照国家档案局8号令的要求确定。

2、科技档案。主要是本单位形成的科研档案、基建档案和设备档案等。科技档案的整理要符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)的要求。

3、专门档案。主要是本单位形成的会计档案和其它业务档案等。会计档案的整理要符合《会计档案管理办法》的要求;其它业务档案的整理要符合专门档案管理办法的要求。

4、照片、录音、录像档案。主要是本单位形成的具有保存价值的照片、录音、录像档案。照片档案的整理要符合《照片档案整理规范》的要求;录音、录像档案的整理要符合《磁性载体档案管理与保护规范》的要求。

5、实物档案。主要是与本单位有关的荣誉类、礼品类实物以及字画等。

6、资料。主要是本单位形成的文件汇编、出版物和业务报刊、图书等,资料的整理要按照中国图书馆图书分类法进行分类整理。

二、进馆整理要求

    一要保证各门类档案的质量。各单位要将各种门类、载体档案收集齐全,严格按照国家有关标准进行整理,力求做到档案分类科学、文件排列有序、档号编制规范。二要建立全宗卷。全宗卷主要包括全宗指南、大事记、档案分类方案、交接文据等,全宗卷的建立要符合《全宗卷规范》和《全宗指南编制规范》的要求。三要建立必备的检索目录,如案卷目录、全引目录、实物登记簿等,各类检索目录要一式两套。四要有案卷级、文件级和人名卡片机读目录。

   

电子档案接收标准

对于需移交进馆的各种类型的档案,除移交纸质档案外,要同时移交与纸质档案完全一致的电子档案。电子档案包括各种类型档案的机读目录及文书档案的电子原文。

一、机读目录接收标准

(一)机读目录数据应由符合国家《档案著录规则》(DA/T 18—1999)的档案管理软件生成,并可由市档案馆数字档案管理系统接收、管理和利用。

(二)2001年以前形成的档案,需移交与纸质档案相对应的案卷级和文件级机读目录;2002年以后(含2002年)形成的档案,需移交以件为单位生成的文件级机读目录。

二、文书档案电子原文接收标准

(一)格式

目前允许接收的电子文件格式有:.DOC .PDF .TIF .TXT 

(二)扫描图像质量要求

清晰、干净、不倾斜,文件大小适中。

1、清晰度:页面没有污点,能被OCR识别。

2、文件大小:掌握在30KB以内。

3、扫描的文件要分页扫描,一页一个编号,编号有三位、六位、九位阿拉伯数字组成,前三位表示件号,后三位表示页号,编号采用流水号,从001开始。中间三位表示批复请求或请示,用101或201表示。

三、电子档案整理要求

(一)打印文书档案电子原文纸质检索工具一式三套。每套由以下四部分内容装订成册。

1、封皮(上面打印:归档电子文件目录、单位名称、全宗号、保管期限、机构问题);

2、归档编号代码说明(说明各单位电子文件归档编号的含义及组成部分);

3、A.4归档电子文件登记表(首页)(此表记录电子文件的元数据及背景信息,格式见烟档字〔2006〕30号文件《烟台市电子文件归档管理暂行办法》附件);

4、A.5归档电子文件登记表(续页)(此表是归档电子文件的详细目录,格式见烟档字〔2006〕30号文件《烟台市电子文件归档管理暂行办法》附件)。

(二)刻录光盘:要求永久和定(长)期光盘分开刻录,

一式三套。需在光盘中刻录的内容有:

1、各种类型档案的机读目录。对于文书档案,要求将相应保管期限档案的机读目录和电子原文刻录在同一张光盘上。电子原文在光盘中的存储结构按电子文件归档编号的顺序建立文件夹,例S017-YJ-2007-001,则目录设为S017YJ€7 ,若为S017-YJ-,则目录设为S017YJ€7。要求每一份电子文件与检索工具中的电子文件目录相对应,编号要一致。

    2、归档编号代码说明、A4归档电子文件登记表(首页)、A.5归档电子文件登记表(续页)的电子版本。

(三)装盒:将需移交的电子档案分装到两个档案盒(永久三套放一盒,长期三套放一盒)移交进馆。





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