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关于印发《烟台市城市社区档案管理试行办法》的通知

发布日期:2008-05-28 访问次数:  信息来源:烟台市档案局 字号:[ ]


      

关于印发《烟台市城市

社区档案管理试行办法》的通知

 

各县市区档案局,开发区档案局:

现将《烟台市城市社区档案管理试行办法》印发给你们,请认真贯彻落实。

 

 

              烟 台 市 档 案 局

              二○○六年九月十九日

 

 

烟台市城市社区档案管理试行办法

 

第一章  总则

第一条  为加强和规范城市社区档案管理,有效地保护和开发利用城市社区档案资源,更好地为城市社区建设服务,根据《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》等法律法规及档案工作规范、标准,制定本办法。

第二条  城市社区档案是指为社区在其从事自我管理、自我教育、自我服务等活动中直接形成的反映社区发展历史、对社区建设与管理具有保存利用价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条  社区档案工作是社区基础工作的重要组成部分,各社区要加强对档案工作的领导,明确责任人和工作职责,并将之纳入社区工作计划和议事日程,切实解决档案工作中遇到的实际问题,保障档案工作与社区各项工作同步协调发展。

第四条  城市社区档案工作应贯彻集中统一管理的原则,对各种门类和载体的档案实行集中统一管理,维护档案的完整与安全和有效利用,任何部门和个人不得将档案据为己有。

第五条  县(区、市)人民政府、街道办事处和社区居委会应对在档案工作中做出突出贡献的人员进行表彰奖励;对危害档案完整与安全的行为,应按照《档案法》的有关规定进行处理。

第二章  组织机构及其职责

第六条  各级档案行政管理部门及街道办事处负责所辖区域内的社区档案工作的监督和指导。

第七条  社区居民委员会应依法建立健全档案工作,设立综合档案室,配备档案管理员。工作人员要有大专以上文化程度,学习掌握相关专业知识,接受档案专业培训,忠于职守,履行职责,认真做好档案的收集、整理、保管和提供利用工作,并保持相对稳定。

第八条  社区综合档案室应具备以下条件:

(一)有兼职档案员;

(二)有档案管理制度(收集、归档、保管、统计、鉴定、借阅利用及重大活动档案登记等工作制度);

(三)有档案保管箱柜;

(四)有档案实体保存;

(五)配备相应的设施设备,以确保档案的安全。

第九条  社区综合档案室工作任务:

(-)宣传、贯彻和执行党和国家有关档案工作的法律、法规、规章和标准;

(二)指导、监督社区各组织机构文件材料的归档工作;

   (三)集中管理社区的全部档案和资料;

   (四)积极提供档案利用,为社区的各项工作和居民生活服务。

第十条  社区档案管理人员工作职责:

   (一)按时收集、整理和管理本社区的各类档案;

   (二)对全部档案实行安全有效保管;

   (三)编制档案检索工具,为档案的利用创造便利条件;

(四)密切配合社区各项中心工作,积极提供档案利用。

第三章  收集与整理

第十一条  社区档案一般分为文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等七个大类,各大类之下所设二级类目按本《办法》附件办理。

第十二条 归档的文件材料字迹清晰耐久,齐全完整,真实反映社区情况,签字盖章手续完备,所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求,禁止使用圆珠笔、彩色笔、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。  

第十三条  文件材料归档范围:   

(一)社区区域划分形成的文件材料;

(二)社区党组织成立及建设过程中形成的文件材料;  

(三)社区自治组织建设形成的文件材料;

(四)社区服务、社区卫生、社区文化、社区环境、社区治安建设等形成的文件材料;

(五)社区共驻共建形成的文件材料;

(六)社区所属企业、幼儿园、敬老院等形成的文件材料;

(七)社区财务管理工作形成的文件材料;

(八)社区办公及活动场所的基建文件材料;

(九)社区重要设备的随机及在使用维修过程中形成的文件材料;

(十)反映社区历史概貌及重大事件、重要活动形成的照片、录音带、录像带等声像材料;

(十一)社区形成的电子文件;

(十二)城市社区荣获的奖状、奖杯、奖牌、锦旗、证书、已停止使用的印信(章)等实物;

(十三)其他具有保存价值的文件材料。

第十四条  文件材料归档要求:

(一)文书类文件材料一般按年度于次年三月底前归档。其中,社区服务活动中形成的文件材料要根据其流动性特点适时归档;

(二)会计档案由会计人员在会计年度终了后的一年之后向档案室移交;

(三)基建文件材料在项目竣工、验收后三个月内归档;

(四)设备类文件材料在设备开箱验收后及时归档;

(五)声像档案由拍摄者、制作者在拍摄、制作后一个月内向档案室移交;

(六)电子文件由形成者或信息管理人员定期向档案室移交,逻辑归档实时进行,物理归档与纸质文件规定同时进行;

(七)应归档文件材料必须齐全完整;

(八)应归档文件材料应分类清楚,排列有序,保管期限划分准确,整理规范;

(九)应归档的声像材料必须是原版、原件,底片与照片相符,图像清晰,声音清楚;

(十)应归档的电子文件如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品。

第十五条  城市社区各类档案的整理:

(一)文书档案按DA/T22——2000《归档文件整理规则》整理;

(二)基建档案、设备档案按GB/T11822——89《科技档案案卷构成的一般要求》整理;

(三)会计档案按《会计档案管理办法》整理;

(四)照片档案按GB/T11812——2002《照片档案管理规范》整理;

(五)电子文件按GB/T18894——2002《电子文件归档与管理规范》整理;

(六)录音、录像档案按DA/T15——95《磁性载体档案管理与保护规范》整理。

第十六条  一个社区构成一个立档单位,其所形成的档案为一个全宗。全宗名称由镇或街道和所在社区名称组成。规模较大的社区所属单位符合立档单位构成条件的,其形成的档案可以作为独立全宗,自行建档管理;不能构成独立全宗的,由社区综合档案室集中统一管理。

第十七条  鼓励社区居民向当地国家综合档案馆捐赠、寄存和转让其所有的对国家、社会具有保存价值的档案资料,使记载和反映社区发展历史轨迹的档案得以集中保存,安全保管。

第四章  统计、鉴定、销毁和移交

第十八条  社区档案室应建立各种档案统计台帐,对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等情况,进行及时、准确统计和登记,并按规定向街道办事处和乡镇机关报送档案工作基本情况统计表。

第十九条  档案文件材料价值的鉴定与保管期限的划分,根据其门类的不同,执行国家的相应规定。

第二十条  社区应建立档案鉴定工作小组,对已到保管期限的档案进行鉴定,鉴定工作小组由档案室和有关业务部门的人员组成。通过鉴定,确定档案的存毁,调整档案保管期限和档案密级,出具档案鉴定报告。对失去保存价值的档案,应清点核对,逐卷(件)编制《销毁档案清册》,经必要的审批手续后,核准销毁。社区档案的鉴定和销毁办法,由各市、县(市、区)档案行政管理部门和民政部门根据国家有关规定制定。

第二十一条  严禁擅自销毁档案。销毁档案应按以下要求办理:

(一)在指定地点销毁,注意保密;

(二)不得出卖或用作其他用途;

(三)应指定监销人、经办人两人以上共同执行,同时在销毁清册上签名,以示负责;

(四)销毁清册应归档永久保存,并报街道办事处和乡镇机关备案。

第二十二条  对列入地方综合档案馆进馆名册的、属于永久、长期保管的社区档案,进馆时连同案卷目录、案卷文件目录、全宗卷和其它检索工具一并向所在地档案馆移交。

档案管理人员调离工作岗位时,应在离职前办妥档案交接手续。

第五章  保管和利用

第二十三条  各社区应根据档案工作的要求,采取必要的保管和保护措施,不断改善档案保管条件,确保档案的完整与安全。形成档案数量多、有条件的社区应设置专用库房保管档案。

第二十四条  档案管理人员应定期对档案及保管状况进行全面清点、检查,并形成安全检查记录,确保档案不丢失、不损坏;发现破损、霉变、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时,应及时修补、复制或进行其它技术处理。对特种载体档案,要定期检查信息记录的安全性,运用配备的设备进行检查、监测。

第二十五条  城市社区档案要科学保管,定期检查,确保安全。保管条件要符合防火、防盗、防高温、防水、防潮、防尘、防强光、防污染、防有害生物等要求。

第二十六条  档案室应建立全宗卷,以积累存贮本社区有关档案案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。

第二十七条  社区综合档案室应编制档案案卷目录、归档文件目录、文号对照表等必要的档案检索工具,为利用档案创造条件;有条件的要应用计算机建立档案文件级条目或重要档案全文数据库,进行档案的存贮与检索。

第二十八条  社区综合档案室应建立和健全档案利用制度,查阅和借阅档案必须办理查阅、借阅手续。

(一)本社区工作人员和居民因工作需要或生活需要,均可利用档案。外单位人员有正当理由并持有合法证件,经社区居委会同意,也可利用档案;

(二)凡利用档案者都应按规定填写《档案利用登记簿》,写明利用者、利用目的、利用内容等;

(三)查阅档案应在社区综合档案室内进行,一般情况概不外借。如确需外借的应填写《借阅档案登记簿》,并经社区居委会主任同意。借阅档案必须按期归还,借阅时间最长不超过7天,到期仍需利用的,应办理延期借阅手续;

(四)借阅档案者必须保管好档案,不得丢失和损坏;

(五)查阅有密级的档案(如社区居民档案)需经本社区领导批准后才可查阅。查阅者必须严守秘密;

(六)档案利用者必须维护档案的完整与安全,不得在档案上勾画、拆散、调换、抽取、涂改、污损、折叠档案,不得擅自传抄、复制档案,不得泄密;

(七)借阅者利用完毕后应填写《档案利用效果登记表》,交档案室存查。

第二十九条  社区综合档案室应围绕城市社区建设、社区居务公开、社区居民自治、社区服务等各项工作,开展档案利用和编研工作,逐步编写大事记、组织机构沿革、全宗指南(全宗介绍)、基础数字汇集、文件汇集、专题介绍、年鉴等各种编研材料,积极主动地开发档案信息资源。   

第三十条  城市社区应根据需要,采用先进技术设备,逐步实现社区档案管理的科学化、现代化。

第六章  附  则

第三十一条  本办法由烟台市档案局负责解释。

第三十二条  本办法自发布之日起执行。

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